Conducta de negocios de Scotiabank

Código de Conducta de Proveedores \ Vendedores

Propósito y Aplicabilidad del Código de Conducta de Proveedores

Esta política describe los planteamientos de conducta del negocio, particularmente aplicables para el trato con Proveedores\Vendedores y otras terceras empresas proveedoras de bienes y servicios a Scotiabank Republica Dominicana, o que proporcionen al mismo cualquier tipo de asistencia. En esta política se describen las prácticas empresariales responsables, el tratamiento responsable a las personas, el medio ambiente, el mantenimiento de registros, la conformidad con las normas y el monitoreo.

Las Normas de Scotiabank para Conducta de Negocios describen las normas mínimas de conducta requerida a directores, funcionarios y empleados de Scotiabank y sus subsidiarias.  La Conducta de Negocios: Política de Relaciones con Proveedores, es la de educar y recordar a las personas responsables de las relaciones con los Proveedores\Vendedores existentes o participantes de una licitación, los tipos de problemas de conducta que puedan surgir y las expectativas que tiene  Scotiabank para abordar estas situaciones. El Código de Conducta de Proveedores analiza los principios de Scotiabank y las expectativas en cuanto a cómo los Proveedores\Vendedores que suministran bienes y servicios a Scotiabank, incluyendo sus representantes y empleados, deben llevar a cabo negocios con Scotiabank.

Scotiabank tiene un compromiso con sus accionistas, clientes, empleados y la comunidad en general. Los valores esenciales de Scotiabank son la integridad, el respeto, el compromiso, la comprensión, el espíritu, la colectividad, la colaboración y el medio ambiente. Como resultado, Scotiabank se esfuerza para proveer servicios excepcionales a clientes de acuerdo con sus valores fundamentales y espera que los Proveedores\Vendedores operen conforme a estándares de negocio y ética similares.

Tratamiento Responsable de las Personas

  • Respeto y Diversidad: Los Proveedores\Vendedores mantendrán entornos de trabajo profesionales que se caractericen por el profesionalismo, el respeto a todos los empleados y a las personas con quien interactuen sus empleados. Esto incluye el respeto de las diferencias de raza, género, edad, orientación sexual, discapacidad, religión y origen étnico. El acoso, la discriminación, la violencia y otros comportamientos irrespetuosos o inapropiados no deben ser tolerados por ningún Proveedor\Vendedor.
  • Prácticas de Empleo: Los Proveedores\Vendedores deben adherirse a las normas de empleo aplicables y la legislación de trabajo existente en relación con la antidiscriminación y los derechos humanos. En los casos en que las leyes no prohíban la discriminación, se espera que los Proveedores\Vendedores estén comprometidos con los principios de antidiscriminación.  En su lugar de trabajo, los Proveedores\Vendedores deben demostrar que no se hace uso de la explotación infantil, que la discriminación o el acoso está prohibido, que los empleados son capaces de plantear inquietudes sin temor a represalias, que se realiza la verificación de antecedentes apropiados (es decir, antecedentes penales, visas de trabajo válidas) para garantizar la integridad de los empleados y el cumplimiento con las normas de empleo. Los Proveedores\Vendedores notificarán inmediatamente a Scotiabank si han estado en violación de los derechos humanos, normas de empleo (legales y reglamentarias) o las leyes de inmigración.
  • Salud y Seguridad: El Proveedor\Vendedor debe proporcionar un lugar de trabajo sano y seguro que cumpla con las leyes de seguridad y salud pertinentes. Se espera de los Proveedores\Vendedores que todos sus empleados cuenten con información adecuada e instrucción sobre problemas de salud y seguridad, para garantizar el mantenimiento de un ambiente de trabajo sano y seguro.

Prácticas de Negocios Responsables

  • Privacidad y Seguridad de la Información: Los Proveedores/Vendedores deben cumplir con las Pautas para la Conducta de Negocios de Scotiabank la Conducta de Negocios: Política de Relaciones con Proveedores. Deben utilizar la información obtenida a través de su relación con Scotiabank sólo con el propósito definido para ello. Los Proveedores\Vendedores deben contar con políticas y procedimientos de seguridad de la información que sean adecuadas para garantizar el acceso seguro a la información de Scotiabank. Los Proveedores\Vendedores deben notificar inmediatamente a Scotiabank de cualquier presunta o real violación a la seguridad o a la privacidad.
  • Reanudación de Negocios y Planes de Contingencia: El Proveedor\Vendedor habrá desarrollado adecuadamente planes para garantizar la continuidad del negocio y recuperación en caso de desastres; manteniendo dichos planes y siendo verificados los mismos de acuerdo con los requisitos reglamentarios o contractuales aplicables y los niveles de servicios exigidos.
  • Outsourcing y Subcontratación: Si el acuerdo contractual lo permite, el Proveedor\Vendedor puede necesitar de subcontratistas para la ejecución de los servicios. Sin embargo, Scotiabank espera que el Proveedor\Vendedor no requiera de la subcontratación para llevar a cabo los servicios requeridos por Scotiabank o realizar outsourcing de actividades que impacten directamente la entrega de bienes y servicios a Scotiabank, sin el expreso consentimiento por escrito de Scotiabank. Para obtener dicho consentimiento, los Proveedores\Vendedores estarán obligados a poner a disposición y hacer saber a Scotiabank el acuerdo contractual específico con la empresa que haya sido subcontratada. En estas situaciones, Scotiabank debe ser informado de los lugares donde se realiza este trabajo y de cómo las empresas subcontratadas están involucradas en la prestación de dichos servicios. Los Proveedores\Vendedores contratarán trabajadores siguiendo la cuota 80/20 prevista en el Código de Trabajo Dominicano en su Artículo 135, es decir, respetar en su nómina la contratación de un 80% de empleados dominicanos y un 20% de empleados extranjeros al realizar servicios en nombre de Scotiabank.
  • Sostenibilidad Medioambiental: Scotiabank tiene la expectativa de trabajar con proveedores que apoyen la sostenibilidad medioambiental. Esto se puede lograr mediante la realización de negocios de una manera ambientalmente responsable, el ofrecimiento o el uso de productos y servicios ambientalmente responsables, además de ayudar en la reducción de la huella ambiental de Scotiabank.
  • Anti-Corrupción: El Proveedor\Vendedor declara y acepta que mientras brinde servicios a Scotiabank, no podrá ofrecer de manera directa o indirecta beneficios o pagos de ningún tipo a cualquier Funcionario Público como contraprestación, a cambio de un acto u omisión relacionado con la ejecución de sus obligaciones y responsabilidades establecidas en su contrato, para inducir al Funcionario Público a que utilice su puesto para influir en actos o decisiones del gobierno, acelerar permisos, o para cualquier otro objetivo inapropiado o que de otro modo viole las disposiciones de las leyes o normas para la lucha contra la corrupción nacionales e internacionales y de manera especial de la Ley Canadiense sobre Corrupción de Funcionarios Públicos Extranjeros (CFPOA por sus siglas en inglés), así como de la Ley de los Estados Unidos de América sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA, por sus siglas en inglés). Esto incluye involucrarse en una actividad de este tipo “con cualquier persona” para beneficiar a un Funcionario Público.
  • Conflicto de Interés: El Proveedor\Vendedor declara expresamente que no existen relaciones con ejecutivos, empleados (o relacionados a estos) de Scotiabank o sus filiales que signifiquen o puedan significar conflicto de intereses en la entrega de servicios o en la relación ética en las relaciones diarias entre el Proveedor\Vendedor y Scotiabank. Esta declaración abarca las relaciones tanto de los directivos de la empresa como de sus principales ejecutivos, tanto para las relaciones de negocios como familiares.
  • Lavado de Activos, Cohecho o Soborno. El Proveedor\Vendedor declara que, tanto el cómo sus empleados, o personas o empresas relacionadas, de manera directa o indirectamente no han sido objeto de investigación, ni han sido imputados por delitos de lavado de activos, cohecho o soborno a empleados públicos, actos terroristas, y en general, por cualquier otro hecho que por su naturaleza pudiere afectar de manera negativa la reputación del Proveedor\Vendedor, de sus empleados, o de personas o empresas relacionadas. Consecuente con lo anterior, el Proveedor\Vendedor se obliga a hacer cumplir con el máximo celo a sus empleados, colaboradores o dependientes, toda la normativa relacionada con el lavado de activos, cohecho, soborno y otras figuras delictivas que pudieren afectar el nombre o la reputación de Scotiabank, quedando obligado además, a notificar en forma inmediata a Scotiabank, del inicio de cualquier investigación que lo afectare, relacionada con alguna de estas materias. La inexactitud de las declaraciones efectuadas en esta cláusula, así como el incumplimiento de alguna de las obligaciones señaladas precedentemente por parte del Proveedor\Vendedor, constituirán causales de término inmediato del contrato, sin perjuicio del derecho de Scotiabank de solicitar las indemnizaciones por los daños y perjuicios que sean ocasionados y sin perjuicio de las facultades que tiene Scotiabank de ejercer todas las acciones legales permitidas por las leyes vigentes.

Mantenimiento de Registros

  • El Proveedor\Vendedor no debe destruir registros que puedan ser relevantes para cualquier proceso legal o reglamentario que se encuentre pendiente o que sea esperado. El Proveedor\Vendedor deberá mantener registros internos adecuados para garantizar el correcto cumplimiento de sus obligaciones con Scotiabank.

Código de Cumplimiento y Monitoreo

  • En ciertas situaciones, el Proveedor\Vendedor puede ser requerido de proporcionar una confirmación por escrito a Scotiabank de su cumplimiento de los requerimientos de este Código.
  • Scotiabank tiene que ser capaz de supervisar y auditar el ambiente de control de un Proveedor\Vendedor.
  • Los Proveedores\Vendedores no deben implementar cambios sustanciales en la forma en que los servicios se proporcionan a Scotiabank, que constituyan una violación de nuestras políticas y el Código de Conducta del Proveedor.