Código de Conducta del Proveedor de Scotiabank

Propósito y alcance

El presente Código de Conducta del Proveedor (“Código del Proveedor”) establece las obligaciones que los proveedores externos, proveedores de servicios, intermediarios y contratistas independientes, incluidos sus empleados y representantes (denominados individualmente el “Proveedor”) deben cumplir cuando realicen negocios con, proporcionen bienes o presten servicios a, o actúen en nombre de The Bank of Nova Scotia y sus subsidiarias, empresas afiliadas, oficiales, directores, empleados y representantes autorizados (“Scotiabank”) en todo el mundo.

Scotiabank ha asumido un compromiso con sus accionistas, clientes, empleados y la comunidad en general. Es importante que Scotiabank honre sus valores esenciales de respeto, integridad, pasión y responsabilidad, y que nuestros Proveedores cumplan la legislación aplicable, se identifiquen con los principios establecidos en el Código de Conducta de Scotiabank, y operen de acuerdo con los valores en los que se fundamenta el presente Código del Proveedor. Este Código del Proveedor establece obligaciones específicas para los Proveedores en relación con los siguientes aspectos: conducta responsable en los negocios, prácticas éticas en los negocios y el empleo, esfuerzos de gestión ambiental y cumplimiento. Los acuerdos existentes entre Scotiabank y sus Proveedores también contienen requisitos específicos que pueden abordar los asuntos identificados en este Código del Proveedor. En caso de conflicto o incoherencia entre este Código del Proveedor y un acuerdo entre Scotiabank y un Proveedor, el acuerdo regirá y prevalecerá.

Conducta responsable en los negocios

Cumplimiento de las leyes

Los Proveedores deben asegurarse de realizar sus actividades de negocios de conformidad con todas las leyes, reglas y regulaciones respectivas en las jurisdicciones donde operen.

Conflictos de intereses

Los Proveedores deben actuar con cuidado y diligencia razonables, a fin de evitar cualquier situación en la que pueda existir un conflicto de intereses en sus tratos con Scotiabank.

Regalos e invitaciones

Los Proveedores actuales o potenciales no deben ofrecer a Scotiabank o su personal regalos o invitaciones que, por su calidad o cantidad o el momento en que se haga el ofrecimiento, persigan obtener un beneficio o trato preferencial con Scotiabank o influir en las actividades de compras o negocios de Scotiabank en las que participe el Proveedor. Los regalos o invitaciones ofrecidos deben cumplir las reglas establecidas en el Código de Conducta de Scotiabank y ser modestos en cuanto a su valor, poco frecuentes, razonables en términos de su alcance, lícitos y compatibles con los estándares éticos generalmente aceptados.

Lucha contra el soborno y la corrupción

Scotiabank tiene tolerancia cero en materia de soborno y corrupción y no hará negocios con Proveedores que demuestran tal conducta. Este tipo de comportamiento podría constituir una causal para la terminación del contrato, la suspensión, la desestimación o el rechazo de cualquier relación de negocios actual o potencial con el Banco. Los Proveedores deben comprometerse con la prevención del soborno y la corrupción y la implementación de controles para mitigar tales riesgos. Los Proveedores no deben demostrar ninguna conducta que podría hacer que Scotiabank corra el riesgo de violar las leyes y regulaciones aplicables en materia de soborno y corrupción, incluyendo la oferta, promesa, oferta, autorización, solicitación, demanda o aceptación de cualquier cosa de valor, directa o indirectamente, para o de cualquier persona a fin de obtener o retener una ventaja comercial u otro tipo de consideración favorable. Los Proveedores deben cumplir todas las leyes y regulaciones aplicables en materia de soborno y corrupción en las jurisdicciones donde operen. Los Proveedores deben notificar a Scotiabank si se enteran de toda acción o investigación en curso realizada por cualquier gobierno o agencia regulatoria que constituya una amenaza en contra del Proveedor en relación con una violación de tales leyes y regulaciones.

Prevención del lavado de dinero, financiamiento al terrorismo y sanciones

Los Proveedores no deben participar en ninguna actividad relacionada con el lavado dinero, directa o indirectamente, o demostrar ninguna conducta que viole las leyes en materia de lucha contra el lavado de dinero, mediante la aceptación, transferencia, conversión u ocultación de dinero obtenido de actividades delictivas o relacionadas con el financiamiento al terrorismo. Los Proveedores deben comprometerse a cumplir con todas las leyes, regulaciones y sanciones aplicables.

Protección de datos

Los Proveedores deben proteger la información confidencial, los sistemas y el acceso a la red de Scotiabank. Los Proveedores también deben proteger la información personal de los clientes y empleados de Scotiabank para cumplir con las leyes aplicables y políticas de Scotiabank. No se permite el uso o divulgación no autorizado de tales sistemas, acceso a la red o información personal o confidencial y, si ocurre tal acceso no autorizado, este debe notificarse rápidamente a Scotiabank después de que se entere el Proveedor.

Planificación de contingencia

Se prevé que los Proveedores, que ofrecen servicios que podrían afectar las operaciones y/o la reputación de Scotiabank, cuenten con planes de continuidad del negocio y recuperación en caso de desastres, elaborados, mantenidos y probados de acuerdo con los requisitos regulatorios y contractuales aplicables.

Subcontratación

Los Proveedores no deben ceder la totalidad ni ninguna parte de un contrato a un subcontratista sin el consentimiento por escrito de Scotiabank. Si dicha cesión es aprobada, los Proveedores deben asegurarse de que el acuerdo de subcontratación cumpla sus obligaciones contractuales con Scotiabank y el presente Código del Proveedor.

Información privilegiada

Los Proveedores pueden pasar a tener conocimiento, en razón de sus tratos con Scotiabank, de información no pública relevante ("Información Privilegiada") sobre Scotiabank, sus empresas afiliadas o entidades asociadas o sus clientes. Los Proveedores deben cumplir con las restricciones legales y de otro tipo en relación con la negociación de los títulos valores de Scotiabank y otras empresas que cotizan en la bolsa. Los Proveedores y su personal no pueden comprar ni vender, en su propio nombre o en nombre de terceros, títulos valores emitidos por Scotiabank o cualquier otra empresa que cotice en la bolsa mientras tengan en su poder Información Privilegiada sobre el emisor. Los títulos valores incluyen, sin limitaciones, acciones ordinarias y preferentes, obligaciones, pagarés, bonos, garantías, derechos de compra de acciones y opciones. Los Proveedores deben contar con políticas y procedimientos apropiados que garanticen el cumplimiento de las leyes y los requisitos regulatorios aplicables en relación con el manejo de la Información Privilegiada (como barreras de información o “muros éticos”) y deben evitar el acceso o la divulgación inapropiados de Información Privilegiada.

Publicidad

Los Proveedores no deben hacer declaraciones públicas (en los sitios web de las compañías, a través de los medios sociales ni de ninguna otra manera), emitir comunicados de prensa ni distribuir materiales de marketing en los que se haga referencia a Scotiabank, o a las marcas comerciales o logotipos de Scotiabank, salvo que Scotiabank haya aprobado previamente cada uso propuesto o dicho uso esté permitido expresamente en un acuerdo existente con Scotiabank.

Prácticas éticas en los negocios y el empleo

Derechos humanos

Scotiabank tiene el compromiso de respetar los derechos humanos y mantiene un enfoque compatible con el marco establecido en los Principios Rectores de la Organización de las Naciones Unidas sobre las Empresas y los Derechos Humanos. Este enfoque está definido en la Declaración Global de Derechos Humanos de Scotiabank. Scotiabank exige que sus Proveedores realicen negocios y mantengan políticas y prácticas que también sean congruentes con estos valores. Los Proveedores no deben tolerar el acoso, la discriminación, la violencia ni otros comportamientos ilegales e inapropiados.

Diversidad y equidad

Como banco líder en las Américas y orientado por nuestro propósito: “por nuestro futuro”, tenemos el compromiso de ofrecer las mismas oportunidades a todos los Proveedores. Scotiabank se ha comprometido a respetar la diversidad e inclusión, tal como se define en el Principio 5 del Código de Conducta de Scotiabank. Los estándares y las expectativas relacionados con la discriminación y el acoso en el Principio 5.1 también se aplican a nuestros Proveedores.

Responsabilidad social corporativa

Prácticas laborales:

  • Salarios y horas de trabajo – Los Proveedores deben cumplir con las leyes de empleo / estándares laborales aplicables, y proporcionar salarios y derechos que cumplan o superen los requisitos de la legislación del país donde operan. Las horas de trabajo, las horas extras y la cantidad de días laborales a la semana no deben sobrepasar los límites legales pertinentes y deben documentarse de manera transparente y accesible para los trabajadores.
  • Prohibición del trabajo forzoso – Los Proveedores no deben usar trabajo forzoso, involuntario, obligatorio o en condiciones de servidumbre en ninguna de sus operaciones o actividades de negocios. Los Proveedores deben cumplir las leyes aplicables relativas a la esclavitud moderna, el trabajo forzoso y la trata de personas, y no deben utilizar prácticas vinculadas al trabajo forzoso, la retención de salarios, la retención de documentos de identidad o la restricción de la libre circulación de las personas.
  • Prohibición del trabajo infantil – Los Proveedores no deben emplear a personas que todavía no tengan la edad legal para trabajar en la jurisdicción donde operen o realicen negocios. Los Proveedores deben funcionar de conformidad con la legislación nacional y cumplir con las normas fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (“OIT”) en relación con el trabajo infantil, como el Convenio N.º 182 de la OIT sobre las peores formas de trabajo infantil.
  • Discriminación, acoso y violencia – Los Proveedores deben contar con políticas y procedimientos que prohíban y aborden la discriminación, el acoso y la violencia en el lugar de trabajo.
  • Resolución de inquietudes laborales – Los Proveedores deben mantener un proceso que permita a sus trabajadores plantear sus inquietudes sin temor a represalias y que sea transparente y garantice la confidencialidad y la protección de las personas que puedan presentar sus inquietudes.
  • Salud y seguridad ocupacional – Los Proveedores deben asegurarse de que sus oficinas e instalaciones cumplan las leyes de salud y seguridad ocupacional aplicables. Los Proveedores deben implementar y mantener procedimientos de seguridad apropiados, brindar a los empleados la capacitación requerida, y proporcionar el equipo de protección necesario para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable.

Gestión ambiental

Los Proveedores deben procurar realizar sus negocios de manera responsable desde el punto de vista ambiental, ofreciendo o utilizando productos y servicios responsables con el medioambiente en la medida de lo posible, con miras a ayudar en la reducción de los efectos negativos en nuestro medioambiente.

Los Proveedores deben cumplir con todas las leyes y regulaciones ambientales aplicables en los países donde operan o donde sus proveedores operan si producen productos para Scotiabank. En los casos que no estén cubiertos por las leyes y regulaciones aplicables, los Proveedores deben tener un sistema para gestionar de manera responsable los materiales peligrosos, aguas residuales, desechos sólidos y los impactos en la calidad del aire.

Gases de efecto invernadero

Se recomienda a los Proveedores que hagan seguimiento y mitiguen sus emisiones de gases de efecto invernadero. Esto puede incluir el establecimiento de objetivos de reducción de emisiones de gases de efecto invernadero, la ejecución de proyectos centrados en eficiencias operacionales y mejoras tecnológicas, y la oferta de productos y servicios de baja emisión de carbono a Scotiabank.

Consumo de agua y reducción de desechos

Se recomienda a los Proveedores que realicen iniciativas que fomenten una mayor responsabilidad con el medioambiente, como la implementación de políticas y programas relacionados con la reducción del consumo de agua, energía y papel y la generación de desechos.

Riesgo del cambio climático

Se recomienda a los Proveedores que incorporen la evaluación del riesgo de cambio climático en sus procedimientos de gestión de riesgos. Esto puede incluir el establecimiento de un monitoreo continuo de los riesgos climáticos físicos (por ejemplo, inundación, tormentas, sequías, calor o frío extremo) y los riesgos climáticos de transición (por ejemplo, cambios en las políticas y cambios exigidos por los organismos reguladores, mayores costos de combustible, condiciones cambiantes del mercado) y el mantenimiento de estructuras de gobierno y supervisión apropiadas para identificar y gestionar los riesgos climáticos.

Informes de desempeño ambiental

Se recomienda a los Proveedores que midan e informen públicamente acerca de su riesgo de cambio climático y su desempeño ambiental.

Mantenimiento de registros y cumplimiento

Mantenimiento de registros

Los Proveedores deben mantener libros, cuentas y registros precisos, detallados y completos para verificar el cumplimiento de las leyes aplicables, así como también de este Código del Proveedor y sus obligaciones contractuales con Scotiabank. Los Proveedores no deben destruir registros que puedan ser relevantes con respecto a procedimientos legales o regulatorios pendientes o inminentes.

Cumplimiento

En caso de incumplimiento de este Código del Proveedor, deberán implementarse medidas correctivas sin demora indebida. Todo incumplimiento relevante de este Código del Proveedor puede dar lugar a la terminación de la relación del Proveedor con Scotiabank, conforme a lo previsto en el acuerdo aplicable entre Scotiabank y el Proveedor.

Responsable de este Código del Proveedor

El Director General de Compras de Servicios de Compras Globales es el responsable ejecutivo de este Código de Conducta del Proveedor. Fecha de revisión: septiembre de 2020.